北京劳动法律网对企业修改员工手册的十大建议（下）

2008/3/13 22:09:49作者：刘昊斌　摘自：北京劳动法律网　编辑：本站

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八、员工手册灌输取证意识

员工手册不但是管理企业员工的管理工具，同时也是企业HR的操作工具。人力资源的风险，一向可以分为两种，一种为文本风险，另一种为执行风险。文本风险需要企业在文本中尽量预见风险，在制度内容上尽可能地完善规定出各种情形，并提供处理方案；执行风险一般存在于执行制度的过程中，处理问题的过程中。一般人皆认为，执行风险产生的原因，在于具体执行者的执行能力，但是实际上，通过完善的文本规范处理问题的流程和细节，可以大大减轻和降低执行的风险。而企业的员工手册在内容上，对于细节上多做规定，注重取证，是降低执行风险的一个有效方式。

比如企业在制订员工手册时，注重HR工作的具体流程规定，对于流程化的工作程序，尽可能地细化，而且每个环节皆要求HR取到相应的书证，贯输书面化的工作方式和习惯。通过这种方式，消化执行风险。

九、员工手册通过访谈方式解决辞退问题

员工手册的一个重大作用，就在于可以据此解除与员工之间的劳动合同，所以，员工手册解决辞退问题，是公司员工手册负有的天生使命。《劳动合同法》以严重违犯公司规章制度代替了严重违纪的概念，更使员工手册的这个使命感愈加浓厚。

但是员工手册如何解决辞退问题，却并非一个容易和简单的事。笔者在为多家公司修改员工手册时皆发现，很多公司都认识到了员工手册在这方面的重要作用，而且都力图解决这个问题，但是事实上，多数公司做得并不理想。很多企业在制订这一块时，也充满困惑。有的公司直接从网上下载，有的公司向朋友公司求助，将别的公司的规定混合摘来自用，有的公司召开人力资源部会议，进行公开讨论，有的公司进而委托律师介入修改过程，参加讨论来进行界定。我们认为，这些做法都不足取。

对于公司的实际管理，每一家公司各不相同，每家公司的发展状况，目前所面临并急需要解决的问题，更是大不相同，所以从网上下载来的或者从朋友公司借过来的，肯定存在与本公司实际需要脱节的地方；人力资源部的人员，多数只对公司历年来发生的争议类型有所了解，对于公司的整体状况以及整体的问题，缺乏全面的认识；律师哪怕是专业律师，也只是基于经验，对于公司的实际需要，并没有足够的了解。所以通过这些渠道所制订出来的员工手册，并不能够适合于公司的实际需要。

制订员工手册的能力是一方面，同样重要的，是应该有一个良好的方法。我们认为，了解公司实际需要，了解公司潜在的用工风险，全面规范公司的用工制度，最好的一种方式就是在制订员工手册的过程中，建立一个访谈制度。
通过对在职员工的访谈，了解他们对公司的认识，对公司的发展前景是否有信心，了解公司的用工流程，了解公司一般情况下，会在哪些用工的环节出现问题，出现什么样的问题，问题的原因是什么，了解员工对同一个问题由于立场不同所产生的不同的认识，什么样的行为才是真正损害公司利益的行为，什么样的行为正在损害公司的利益，公司的日常性错误是什么，公司管理中潜在的问题是什么，员工对公司有没有潜在的抱怨和相应的要求。所有这些，是公司内部用工现状的第一手最直观的资料，是最有利于制订员工手册需要的。

建立访谈制度，是制订员工手册过程中必须要走的一个程序。同时，在具体操作访谈时，又需要有所侧重，对于不同的访谈目的，设计不同的访谈提纲，采取不同的访谈方法，界定合适的访谈范围。这是提高工作效率，同时也使访谈工作更有效率的一个基本要求。

十、员工手册的公示问题

公司常见的公示做法有以下几种：

1、 将公司的规章制度，公布在公司的会议室内，没有特意去提醒员工注意或者确实提醒了员工，但没有任何证据可以证明，甚至没有任何证据可以证明是何时公布的；这一做法常见于一些老国企。

2、 将公司的员工手册，公布在公司的内部网站上，每个员工皆可以通过公司系统进行查询查看。这一做法常见于新型的IT公司，甚至一些知名的国际化的IT公司。

3、 将公司的员工手册，通过电子邮件系统，向公司的每一名员工送达。这一做法常见于新兴的企业，虽然不是IT行业，但是工作习惯依赖于网络，习惯于在工作过程中使用网络沟通方式。

上面的第一种做法，是一种比较传统的做法，也是一种风险最大的做法。因为这种做法事实上没有任何证据可以证明将这些制度对员工进行过公示。那么在这种情况下，只要员工一否认，基本上就是员工手册无效的结局。
上面的第二种做法以及第三种做法，有一定的相似之处。目前由于网络工具的兴起，因为其使用确实具有极大的便利性，而且尤其便于异地员工的管理，所以在实践中受到了广泛的应用。这些做法本身可以节省人力资源的很多琐碎性的工作，可以节省人力，节省劳动量，减轻工作压力，提高工作效率。但是与之相伴而生的就是法律上的风险。这些公示方式，由于皆是通过网络进行的，目前司法实践考虑到网络本身的易于修改而且不留痕迹，一旦出现员工否认而公司无法提供其他的可参考性证据时，一般情况下，也是认定为员工手册无效的。

法律本身并没有对公示作出任何解释。目前司法实践对公示的理解是公司要将员工手册通知到员工本人，并不在意是否通知到了其他的员工。所以仲裁诉讼中也曾经出现过被诉公司为了证明公示过员工手册，由所有在职的员工集体签名证明这一点。但是由于在职的员工跟所在的公司之间具有隶属关系，也就具有了一定的经济利害关系，因此这样的证据在实践中并不能得到仲裁员或者法官的认可。从而也就引申出了结论，即企业如果要证明对员工手册进行了公示，就必须要有证据证明对发生争议的员工进行过明确的告知。

在实践中我们也碰到过以下几类比较好的公示方式，为大家介绍一下，以供借鉴：

1、 员工入职时，公司会为员工准备一些工作需要的资料或者劳动工具，与这些资料和劳动工具同时交付给员工的，就有员工手册（需要单独列明），同时，要求员工签字确认收到了。这一种做法，既有充分的证据向员工进行了公示，同时也便于员工在入职之时就了解企业的规章制度，便于迅速地了解企业的文化以及工作流程。

2、 员工入职时，为员工进行适当培训时（时间也许只有二三天），其中就有对员工手册的内容培训，对于这种培训，主题以及到场人员工皆有登记，并要求每一名员工进行签到明示。这一种做法，比第一种做法更具有实际意义。

3、 在第二种做法的基础上，企业在培训结束时，会对员工进行关于员工手册的开卷考试，第一名员工皆需要对员工手册进行手写式的答卷，并签上自己的名字。这是目前我们所最为赞赏的方式。

针对以上三种方式，我们还需要考虑对异地员工的管理问题。对于异地员工，由于其一般情况下，与企业的人力资源部并不在一个地方，如果要求此员工来公司总部签这么一个东西，或者要求一名企业的人力资源工作人员跑过去单签这么一份东西，成本都是远远高于收益的。那么在这种情况下，我们认为，企业应该在与该员工签订正式的劳动合同时，随合同附送给该员工一份员工手册，并要求员工签收关于收到员工手册的收据，以证明这一点。

如果在实践中，企业对于员工手册的公示，能够考虑自己的实践，着力于应用以上四种方式，相信公示的风险是可以避免的。

本文关键词：员工手册
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